(这条文章已经被阅读了 53 次) 时间：2001-05-02 12:29:18 来源：王寒晖 (dizen) 原创-IT
网络时代大家都通过伊妹儿，妹儿来妹儿去的，但是目前不可能每个人都配有电脑。而且传统意义上的信件也有其独特的地位，因此也不可能就由此而销声匿迹。作为教师的你，不是经常要寄成绩单及家长会议通知单之类的信件呀？成绩单及家长会议通知单通过复印机就可以哗啦啦地出来了。可以这么多的信封……，如果通过手写书写的方式，太麻烦了。还好，这次小怪提醒了大家，利用Word 2000就可以批量打印信封（对啊，我怎么就没想到啊！）。好了，马上上路吧！
利用中文信封向导
因为中文信封格式的特殊化，至少比外国人的信封书写格式复杂。而在Word 2000提供一个几乎是傻瓜式操作的”中文信封向导”功能，让我们轻松打印中文信封。
第一步：点击”工具”菜单，选择”中文信封向导”来启动中文信封向导。
第二步：选择标准信封样式，在信封样式项目下，共提供了各式各样的普通信封、航空信封、大型信封。从中选择一种信封格式（我想，总不至于找不到你所需要的格式吧！），在下面的视图栏中将会出现该信封的略缩图样式，然后单击”下一步”按钮。
第三步：设置生成信封选项。选择”以此信封为模板，生成多个信封”，然后在下面”使用预定义的地址簿”的下拉菜单中选择”Microsoft Word 2000″。如果原始信封中没有印邮政编码的方框，那么就勾选”打印邮政编码边框”，再按”下一步”按钮。
第四步：点击”完成”按钮，完成向导操作。
邮件合并
这时便会按所设置的信封格式生成一个”文档1″的新文档。接下来，我们还要对向导所完成的工作再进行设置，才能够打印出批量信封。这时我们就要用到”邮件合并”功能。
第一步：点击”工具”菜单，选择”邮件合并”来启动”邮件合并帮助器”。
第二步：为了方便撰写信封，我们先来设置一下信封选项。在”主文档”项目中点击”设置”按钮，会弹出一个”信封选项”的设置框。
切换到”信封选项”选项卡，在信封尺寸中设置与向导中所设置的信封格式相对应。然后再设置收信人地址与寄信人地址的上边距、左边距，一般我们选择”自动”即可。至于字体，就可以根据自己的需要来进行设置了。
再切换到”打印选项”选项卡，进行设置打印时的信封送纸方式。大家要注意，选择好其中一种送纸方式后，在打印时就要根据这种方式来送纸。不然的话，打印出来的信封就乱七八糟了。设置好后按”确定”按钮，回到”邮件合并帮助器”对话框中。
第三步：我们必须添加所要打印信封的原始数据表单。在”数据源”项目的”编辑”中，选择默认的文档路径（C:My Documents中文信封地址.doc），这时会弹出一个”数据表单”的对话框。然后我们就把所要撰写的收件人信封的各项内容，对应地添加到这个表单当中。添加完一笔数据后，再按”新增”按钮来添加下一笔数据，直到所有需要打印信封的数据添加完毕为止。而且每按一次”新增”按钮，就会在此对话框下方的”记录”中显示目前正在添加第几笔数据。
如果我们要查看所添加的所有资料，可点击”查看数据源”，系统便会自动调用C:My Documents中文信封地址.doc。大家也可以这个文档中直接添加、删除或修改原始数据。注意：”中文信封地址.doc”这个文档一定要保存好哦，这里可是聚集你千辛万苦录入的数据。
第四步：接下来，点击常用工具栏上的”合并选项”按钮，便会弹出一个”合并”的对话框。我们在”合并到”项目的下拉菜单中，选择”新建文档”；在”全合并的记录”中选择”全部”，再点击”合并”按钮。
第四步：这时新”信封1″页面中，即出现已添加数据的所有信封，怎么样感觉还不错吧。什么？不大满意。哦，没办法，还是返回到前面的”文档1″的页面中再进行修改。
合并打印输出
最后我们再利用这个合并选项工具完成批量打印信封的任务。不过要在打印前，大家可以检查一下打印机是否已准备好，信封是否已按前面所指定的规格放入进纸槽。
第一步：在”文档1″页面中，点击常用工具栏上的”合并选项”按钮，便会弹出一个”合并”的对话框。我们在”合并到”项目的下拉菜单中，选择”打印机”；在”全合并的记录”中选择”全部或指定记录号范围（一个信封为一个记录号）”，再点击”合并”按钮。
第二步：这时会调用”打印”的对话框。从打印机列表中选择需用来打印的打印机，如果你只有一台打印机，当然就不必去选它了。再设置需要打印的份数，其他方面就按默认值即可。
第三步：接着再按”设置”按钮进行设置打印机的高级设置，例如：设置打印颜色、打印质量等等，最后按下”确定”按钮。
如果用普通的针式打印机进行打印，因为信封的表面不平，因此很容易造成断针现象。而用喷墨打印机，同理也可能会使信封局部打印不完整。所以，笔者建议大家用票据打印机进行打印，但是打印的时候也要特别小心。如果有条件，激光打印机是首选，因为激光打印机的打印效果最好，而且你只要把信封放放进纸盒（槽），一边就可以喝杯咖啡休息一下了。
作者：王寒晖
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