(这条文章已经被阅读了 91 次) 时间：2000-10-03 18:06:29 来源：宫建春 (宫建春) 原创-IT
信息的发布、采集和利用
（原载《办公室业务》2000年第3期）
人类社会的生产力经历了资源开发阶段、,能源开发阶段之后,现在正在跨入信息资源开发的新阶段。二十世纪四十年代电子计算机的诞生，标志着人类进入信息社会的开始。经过几十年的发展，以电子计算机为核心的信息技术，极大地促进了社会生产力的发展。21世纪将是信息时代，信息就是财富，已为大多数人所认同。当然，信息技术只有与各行各业结合才有生命力,信息的管理对于经济的发展有着举足轻重的作用，经济的发展离不开信息,否则就会成为“盲人经济”。面对汹涌而来的信息浪潮，如何取得信息，如何发布信息以及如何管理和运用好信息，是我们在信息时代需要认真对待的问题。
一、信息的发布
市场经济离不开信息的交流，信息的积极交流可以促进经济的快速运转。一条有价值的经济信息必须经过向外发布才能使其产生回报的效益。以供求信息为例，信息不但不再是商业秘密，而是需要更多的人了解和知道。当你需要采购时，你发布的信息面越广，收到的信息反馈就越多，你的利用或选择范围就越广。当你有商品供应时，情况亦然。一个信誉较好的企业在发布信息时必须注意掌握好如下几个问题。
（一）信息的发布原则。信息的发布首先应该遵循以下几个基本的原则，一是应严格遵守国家的法律法规，在国家法律允许的范围之内制作和发布信息，特别要注意遵守广告法的具体规定，不能发布有损国家利益、尊严以及诋毁他人产品名誉等方面的信息。二是要重视经济效益，目的要明确，计划要具体。即对为什么要发布信息应该有一个明确的目的，要有一定的针对性，减少随意性，不能心血来潮，盲目发布。三是内容要真实准确，即不能发布虚假的信息或道听途说的信息。要恪守职业道德，要为自己发布的信息负责。四是要选择合适的发布时机和形式，应根据信息的性质、反馈要求和适用范围等因素，合理地选择发布的方式，避免造成浪费。要不适时机地把握好发布的时机，时机选择得当，则不仅可以带来可观的效益，而且也有利于对信息的传播。时机不当，空忙一场；形式不当，效果两样。
（二）信息的发布方法和形式。大体可分为以下几种，一是口头通报式。如专题新闻发布会、招商会和座谈会等。这些形式适合那些事关重大，时效性较强，能在短时间内引起轰动效应的信息，发布信息人员应是官方人士、集团总裁及某一方面的专家权威。这样的发布会应注意通知新闻单位参加，通过他们的报道，扩大宣传范围和影响，使信息发布单位能在较短时间内得到社会上的回应。二是文件通知式。一般是指一些国家机关和党政部门以及同行业之间，为了推广一项工作或传达某些信息而采用的一种形式。这种形式一般针对某些较具体的单位，信息是他们有用的或可以作为参考的。这种形式针对性强，据有很高的可信度。三是广告宣传式。即通过散发印制的宣传材料，或通过电视、报刊及广播等形式宣传自己的信息资料。这是一种形式传播面较广，也是为大众所喜闻乐见的一种形式。四是网络传播式。即以网络为载体，通过四通八达的因特网，将自己的信息登录于网上而传之于四面八方。网上发布和寻找信息的方法。一般有建立自己的网站、利用国际信息公告版、利用新闻组和利用电子邮件列表等形式。这些形式传播速度快，辅射面广，是未来传播信息主要方式之一，非常值得推广和使用。
信息发布后，相关的服务组织要健全，实施运作要跟上，用户服务要周详，要树立用户第一的思想，要多为用户着想，如设立咨询电话等，尽可能地为用户提供全方位的服务，这样不但可以方便用户，也可以为自己的企业带来难以估计的效益。
二、信息的收集
信息的收集是信息处理过程中的一项基础工作，是正确利用信息和发挥信息作用的一个前提环节。没有信息，决策没有依据；信息失真，导致工作出现失误。因此要做好信息采集工作应该做好以下几点：
（一）信息来源要可靠 内容要真实。真实和可靠是信息的生命，一条信息如果没有真实做基础，那信息也就失去了价值。那么如何才能收集到真实的信息呢？首先要借助于可靠的媒体。日益发达的传媒业给我们提供了极大的方便，如各类报刊，电视、广播、互联网以及国家各大部委的信息中心等，都具有丰富的信息。其二是各种会议简报、会议记要以及内部资料和内部刊物等。其三是通过会议特别是各种信息发布会、记者招待会各种招商会等。其四是要经常地光顾各大科研院所和其他科研机构的新产品展示会等。
（二）方法要科学。随着社会的发展和科技的不断进步，信息量越来越大，各种各样的信息应有尽有，如何收集到适合自己单位的有价值的信息，这确实是一个需要仔细考虑的大问题。正确的做法一是从与自己单位有关的专业刊物上获取信息。因为这类专业刊物大多是本行业的主管上级或行业协会所办，所登载的文章和信息也大多出自于专业人士之手或政府之门，所讲述的内容也与本行业的关联度很强。因此可信度较强，实用性也很强。二是应从比较权威影响比较大的刊物、信息中心及相关人士中收集。这些收集来的信息也有较高的可信度。三是充分利用现代化的通讯工具和信息手段如因特网、传真机等采集信息。这不仅可以保证高效和快捷，而且也为信息的处理打下了坚实的基础。四是要减少信息采集的环节，尽可能多地采集一些第一手的资料。五是要注意信息采集的广泛性。不仅要重视国内的信息，还要重视国外的信息，不仅要重视上面的信息，也要重视来自下面的特别是第一线的信息。六是信息的渠道要畅通。这除了要具备一定数量的硬件外，还要软件上采取一系列的保障措施和手段。
三、信息的管理和利用
收集信息主要目的是要利用信息，信息有即时信息，也有可以作为将来参考的信息。要做好信息管理，要注意做好如下几方面的工作。
（一）初步加工，确定好信息的真实性。首先要做好去伪存真，去虚留实等方面的初步分析筛选工作。有些不法之徒和别有用心之人，为了达到一已之私利或出于不可告人的目的，故意地散布和传播一些虚假的信息，对此善良的人们应该给予足够的警惕，要注意区分辨别虚假信息，且不可只贪一时之利，而遗憾终生。对此可采用以下几种方法。一是逻辑推理法，主要是通过已有的事实进行逻辑的推理，以确定其信息的准确如否。二是实践验证法，即通过在小范围内的试验以确定信息的正确如否。三是调查取证法，即通过对实际的调查，在取得各种数据后，以便做出采用如否的结论。四是专家论证法。即对一项自认为十分重要的信息，可邀请专家对其论证，从专家 的论证中得出结论。
其次是分类存放 ，建立信息检索目录。 信息收集的目的主要是为了使用，为了使用方便，在收集后，应该分门别类进行归类存放，根据自己部门业务工作的需要，建立检索目录，以方便查询。对那些一时尚派不上用场的有价值的信息，也应该予以重视，妥善保管，以备不时之需。对那些已经过时了的信息要及时地予以删除或备份存放，把信息数据库建成动态即时更新型，这样才能提高工作效率，更好地利用信息，发挥好信息的作用。有条件的单位应尽早建立以计算机技术为核心的信息数据库。
第三，要建立管理信息的专门机构，配备必要的信息工作人员，建立四通八的信息网络。这样才能保证信息常采常新，保证信息收集的质量，而且还能保证信息源源不断。当然在网络的建设上，要力量而行，要根据自己的需要和可能，科学合理地设立自己的信息网络，要防止和克服贪大求全，贪大求洋。信息收集和管理人员，应紧跟时代的步伐，感应时代的气息，以高度的灵敏性，不断地收集和更新信息，为领导的决策提出初步意见，给领导当好参谋。
（二）要用好用活信息。在信息万变的现代社会里，各种事物都处在不停地变化之中，各种机会也是稍纵即失，因此，谁能抓住商机，瞅准机会，谁就能取得成功，否则必将会被社会所淘汰。所以善于抓住信息，利用信息就显得十分必要。怎样做好这一切呢？首先要有正确的判断，判断得准确才能够当机立断，否则就只能是坐失良机，当然要做到这一点必须具有敏锐的眼光和过人的胆识。 其次是具有一点风险意识，要敢于做第一个吃螃蟹的人。有时风险和收益住住是成正比例的，如果凡事只求四平八稳，那么收益也就不会十分显著了。风险投资并不一定是冒险，关键是要建立在一定的分析、推理和正确的判断基础上。第三要创新，即不仅仅拘限于信息之中，而是应该在信息的基础上加以创新或改造，激发灵感，使其更好地与自己的实际相结合，通过对信息的处理和嫁接改造，使其结出丰硕的果实。第四是切忌偏听偏信和死搬教条。有些信息可能在甲地可行，但在乙地则不一定可行。总之，要搞好对信息的分析、比较、鉴别，对己有利时要及时利用，同类相关的可作参考。一个部门或企业，要想使自己的事业成功，做好信息发布、收集和利用等方面的工作是至关重要的，切不可漠然视之。