(这条文章已经被阅读了 102 次) 时间：2000-05-15 11:29:17 来源：王晖 (会意) 原创-IT
在 项 目 寿 命 周 期 中， 最 重 要 的 功 能 之 一 是 项 目 计 划。 但 由 于 项 目 所 具 有 的 早 期 不 确 定 性， 在 初 始 阶 段 确 定 了 项 目 的 范 围 和 计 划 之 后， 在 实 施 过 程 中 有 效 的 项 目 控 制 就 成 为 项 目 成 功 的 基 本 要 素。 特 别 是 在 现 代 大 型 复 杂 项 目 中， 项 目 管 理 要 支 配 多 种 组 织、 复 杂 的 工 作 和 昂 贵 的 资 源， 要 达 到 在 预 定 的 期 限 内、 用 有 限 的 资 源 完 成 任 务 的 目 的， 这 一 切 都 取 决 于 有 一 个 对 项 目 信 息 和 活 动 能 进 行 有 效 控 制 的 系 统 以 及 方 法。
传 统 的 项 目 控 制 是 以 各 种 文 件、 报 表、 图 表 为 主 要 工 具， 以 定 期 或 不 定 期 地 召 开 各 类 有 关 人 员 参 加 的 会 议 为 主 要 方 法， 再 加 上 沟 通 各 方 面 信 息 的 通 讯 联 系 制 度。 而 在 资 源 昂 贵、 复 杂 并 有 较 大 风 险 的 现 代 大 型 项 目 中， 就 需 要 开 发 一 个 有 效 的 项 目 管 理 信 息 和 控 制 系 统。 以 下 将 首 先 介 绍 项 目 控 制 的 一 般 方 法， 然 后 介 绍 一 种 适 用 于 大 型 复 杂 项 目 的 以 计 算 机 为 基 础 的 项 目 管 理 信 息 和 控 制 系 统 的 开 发 与 实 施 方 法， 最 后 论 及WBS 在 项 目 控 制 中 的 应 用。
1 ． 项 目 控 制 的 主 要 文 件
项 目 的 任 务 要 求、 工 作 范 围、 全 部 进 度 和 项 目 规 模 等 一 旦 明 确 以 后， 就 应 准 备 项 目 控 制 所 需 的 主 要 文 件。 这 些 文 件 应 包 括：
① 工 作 范 围 细 则－－确 定 项 目 实 施 中 每 一 任 务 的 具 体 业 务 内 容， 制 定 工 作 变 动 的 基 准。
② 职 责 划 分 细 则－－说 明 项 目 实 施 过 程 中 各 个 部 门 或 个 人 所 应 负 责 的 工 作， 包 括 工 艺、 工 程 设 计、 采 购 供 应、 施 工、 会 计、 保 险、 成 本 控 制 等 各 个 方 面。
③ 项 目 程 序 细 则－－规 定 涉 及 项 目 组、 用 户 以 及 主 要 供 货 厂 商 之 间 关 于 设 计、 采 购、 施 工、 作 业 前 准 备、 质 量 保 证 与 控 制 以 及 信 息 沟 通 等 方 面 协 调 活 动 的 程 序。
④ 技 术 范 围 文 件－－列 出 项 目 的 设 备 清 单， 制 定 项 目 设 计 依 据 以 及 所 需 的 技 术 依 据， 以 及 将 要 使 用 的 标 准、 规 范、 编 码 及 手 续 步 骤 等。
⑤ 成 本 控 制 文 件－－包 括 项 目 总 成 本 预 算 以 及 分 解 到 各 部 门 和 各 项 工 作 的 分 预 算， 把 不 同 的 帐 户 分 类 编 号， 列 成 表 格。
③ 信 息 控 制 文 件－－规 定 各 种 文 件、 报 表、 图 表 的 发 放 对 象 和 方 式、 通 讯 联 系 制 度 以 及 会 议 记 录 和 工 作 记 录 的 方 法。
此 外， 根 据 不 同 项 目 的 具 体 内 容， 还 可 增 减 项 目 控 制 文 件。 项 目 负 责 人 在 对 项 目 进 行 管 理 和 控 制 时 首 要 的 任 务 就 是 在 这 些 文 件 中 明 确 规 定 各 种 有 关 事 项。 还 应 注 意 的 是， 项 目 中 的 某 项 工 作 一 旦 发 生 变 动， 相 应 的 各 有 关 文 件 均 必 须 修 正， 然 后 再 执 行。 在 项 目 管 理 中 缺 少 信 息 是 很 糟 糕 的， 但 得 到 错 误 的 信 息 更 糟 糕。 在 工 作 中， 如 果 一 个 部 门 执 行 的 是 原 始 文 件， 而 另 一 部 门 执 行 的 是 修 改 后 的 文 件， 可 以 想 象， 这 两 部 分 的 工 作 协 调 和 结 果 会 变 得 如 何。
2 ． 项 目 控 制 的 重 要 会 议
项 目 开 始 进 行 以 后， 要 有 效 地 控 制 项 目， 一 般 需 要 在 各 个 关 键 时 刻 召 开 关 键 会 议。 这 是 项 目 管 理 与 通 常 的 直 线 职 能 管 理 的 主 要 不 同 点 之 一。 例 如， 以 一 个 企 业 新 建 一 条 电 冰 箱 生 产 线 为 例， 这 个 项 目 进 行 中 的 不 同 阶 段 以 及 各 个 阶 段 开 始 时 的 关 键 会 议 如 图5 所 示。
图5 项目进行中的关键会议
关 键 会 议 的 主 要 内 容 是 总 结 上 一 阶 段 的 工 作， 分 析 问 题， 提 出 新 的 建 议， 并 介 绍 下 一 阶 段 的 主 要 任 务 和 目 标， 使 各 有 关 人 员 都 能 做 到 心 中 有 数， 明 确 努 力 方 向。 关 键 会 议 也 是 协 调 各 不 同 学 科、 不 同 职 能 部 门 之 间 的 人 员 以 及 工 作 任 务 的 重 要 手 段。
除 关 键 会 议 外， 在 项 目 进 行 的 全 过 程 中， 应 定 期 召 开 例 会， 如 每 月 一 次。 会 上 主 要 介 绍 项 目 进 展 情 况， 检 查 有 无 拖 期、 是 否 存 在 问 题 等， 以 便 及 时 发 现 和 解 决 问 题。
还 有 些 非 定 期 的 特 别 会 议， 在 有 必 要 时 随 时 召 开。 比 如 要 订 购 大 型 设 备、 有 重 要 的 分 承 包 要 进 行、 某 一 活 动 出 现 了 意 外 重 大 变 化 等 等， 都 需 要 召 开 会 议。
由 此 可 见， 项 目 管 理 中 的 会 议 是 很 多 的。 项 目 负 责 人 若 不 很 好 地 控 制 会 议， 就 有 可 能 陷 入 会 海 之 中。 所 以 项 目 负 责 人 的 职 责 之 一 是 控 制 会 议 的 召 开， 为 召 开 会 议 作 准 备， 使 会 议 开 得 有 效。
3 ． 信 息 控 制 制 度
加 强 通 讯 联 系、 沟 通 各 方 面 信 息 是 搞 好 项 目 控 制 的 关 键 性 一 环。 为 了 控 制 好 一 个 项 目， 需 要 进 行 大 量 的 通 讯 联 系。 联 系 的 方 式 很 多， 如 信 件、 电 话、 谈 话、 电 传、 图 纸 等 等。 这 里 应 遵 循 以 下 几 条 原 则。
① 所 有 重 要 问 题 均 应 有 书 面 材 料。 任 何 问 题 都 不 能 靠 记 忆， 因 为 任 何 人 都 不 可 能 做 到 永 远 记 忆 并 准 确 无 误。 记 忆 的 错 误 会 造 成 损 失 与 扯 皮， 因 此 必 须 用 书 面 材 料。
② 所 有 会 议 都 应 有 正 式 记 录。
③ 分 发 的 文 件、 备 忘 录、 会 议 记 录 等 必 须 说 明 要 由 谁 来 处 理 文 件 中 的 事 项。
④ 所 有 来 往 信 件 和 电 函 都 应 编 号 存 档。 如 果 不 编 号， 函 件 积 累 多 了 就 会 无 从 查 找。 还 应 记 录 信 件 或 电 函 抄 送 哪 些 有 关 的 人。
⑤ 应 保 持 完 整 的 档 案， 有 的 文 件 应 分 别 存 人 不 同 的 档 案。 如 工 程 的 变 动， 应 同 时 存 人 变 动 档 案 和 技 术 档 案。